Über die Idee, ein Langzeitarchiv vermessen zu wollen

OpenClipart von yves_guillou, sh. Link im Bild

Irgendwann gerät man in einer Organisation an den Punkt, an dem man auf Menschen trifft, die sich den Zahlen verschrieben haben. Menschen, die als Mathematiker, als Finanzbuchhalter oder als Controller arbeiten. Das ist okay, denn Rechnungen wollen bezahlt, Ressourcen geplant und Mittel bereitgestellt werden.

Omnimetrie

Problematisch wird das Zusammentreffen mit Zahlenmenschen dann, wenn diese die Steuerung der Organisation bestimmen. Wenn es nur noch um Kennzahlen geht, um Durchsatz, um messbare Leistung, um Omnimetrie.

Schon Gunter Dueck schrieb in Wild Duck¹: "In unserer Wissens- und Servicegesellschaft gibt es immer mehr Tätigkeiten, die man bisher nicht nach Metern, Kilogramm oder Megabytes messen kann, weil sie quasi einen 'höheren', im weitesten Sinn einen künstlerischen Touch haben. Die Arbeitswelt versagt bisher bei der Normierung höherer Prinzipien."

  

Zahlen lügen nicht

Schauen wir uns konkret ein digitales Langzeitarchiv an. Mit Forderungen nach der Erhebung von Kennzahlen, wie:

• Anzahl der Dateien, die pro Monat in das Archiv wandern, 
• oder Zahl der Submission Information Packages (SIPs), die aus bestimmten Workflows stammen, 

demotiviert man ein engagiertes Archivteam. 

Denn diese Zahlen sagen nichts aus. Digitale Langzeitarchive stehen auch bei automatisierten Workflows am Ende der Verwertungskette. Es wäre in etwa so als würde man den Verkauf von Würstchen an der Zahl der Besucher der Kundentoilette messen wollen.

In der Praxis ist es so, dass Intellektuelle Einheiten (IE), die langzeitarchiviert werden sollen, nach dem Grad ihrer Archivfähigkeit und Übereinstimmung mit den archiveigenen Format-Policies sortiert werden.

Diejenigen  IEs, die als valide angesehen werden, wandern in
Archivinformationspaketen (AIP) eingepackt in den Langzeitspeicher. Die IEs, die nicht archivfähig sind, landen in der Quarantäne und ein Technical Analyst (TA) kümmert sich um eine Lösung oder weist die Transferpakete (SIP) mit diesen IEs zurück.

Wenn wir einen weitgehend homogenen Workflow, wie die Langzeitarchivierung von Retrodigitalisaten, betrachten, so sollte der größte Bestandteil der IEs ohne Probleme im Langzeitspeicher landen können. In dem Fall kann man leicht auf die Idee kommen, einfach die Anzahl der IEs und Anzahl und Größe der zugehörigen Dateien zu messen, um eine Aussage über den Durchsatz des Langzeitarchivs und die Leistung des LZA-Teams zu bekommen.

Ausnahme Standardfall

Doch diese Betrachtung negiert, dass nicht der Standardfall, wo IEs homogenisiert und automatisiert in das Archivsystem wandern, zeitaufwändig ist, sondern der Einzelfall, in dem sich der TA mit der Frage auseinander setzen muss, warum das IE anders aufgebaut ist und wie man eine dazu passende Lösung findet.

Formatwissen

Was die einfache Durchsatzbetrachtung ebenfalls negiert, ist, dass das Archivteam Formatwissen für bisher nicht oder nur allgemein bekannte Daten- und Metadatenformate aufbauen muss. Dieser Lernprozess ist hochgradig davon abhängig, wie gut die Formate bereits dokumentiert und wie komplex deren inneren Strukturen sind.

Organisatorischer Prozess

Ein dritter Punkt, den ein Management nach der Methode Omnimetrie negiert, ist die bereits im Nestor-Handbuch² formulierte Erkenntnis, dass digitale Langzeitarchivierung ein organisatorischer Prozess sein muss.

Wenn, wie in vielen Gedächtnisorganisationen, die Retrodigitalisate produzieren, auf Halde digitalisiert wurde, und das Langzeitarchivteam erst ein bis zwei Jahre später die entstandenen digitalen Bilder erhält, so kann von diesem im Fehlerfall kaum noch auf den Produzenten der Digitalisate zurückgewirkt werden. Die oft projektweise Abarbeitung von Digitalisierungsaufgaben durch externe Dienstleister verschärft das Problem zusätzlich. Was man in dem Falle messen würde, wäre in Wahrheit keine Minderleistung des LZA-Teams, sondern ein Ausdruck des organisatorischen Versagens, die digitale Langzeitverfügbarkeit der Digitalisate von Anfang an mitzudenken.

Natürlich ist es sinnvoll, die Entwicklung des Archivs auch mit Kennzahlen zu begleiten. Speicher muss rechtzeitig beschafft, Bandbreite bereitgestellt werden. Auch hier gilt, Augenmaß und Vernunft.

¹ Gunter Dueck, Wild Duck -- Empirische Philosophie der Mensch-Computer-Vernetzung, Springer-Verlag Berlin-Heidelberg,  (c)2008, 4. Auflage., S. 71

² Nestor Handbuch -- Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung, Dr. Heike Neuroth u.a., Kapitel 8 Vertrauenswürdigkeit von digitalen Langzeitarchiven, von Susanne Dobratz und Astrid Schoger, http://nestor.sub.uni-goettingen.de/handbuch/artikel/text_84.pdf, S.3